Automatisierung

Wenn dieselbe Information dreimal eingegeben wird, läuft etwas schief

In vielen Unternehmen wandert ein und dieselbe Information durch mehrere Hände, bevor sie an der richtigen Stelle ankommt. Eine Anfrage kommt per Mail, jemand legt sie in der Excel-Liste ab, ein Kollege überträgt sie ins CRM, später wandern Auftrags­daten erneut in die Buchhaltung. Jeder dieser Schritte kostet Zeit, jeder ist eine Quelle für Fehler. Genau hier setzt unsere Prozessautomatisierung an. Bei Klickgrund schauen wir uns deine Abläufe an, identifizieren die Wiederholungs­schritte und verbinden deine Tools so, dass Informationen automatisch dort landen, wo sie hingehören. Schwerpunkt: Pipedrive-Automationen und Make als Bridge zu allem anderen.

Was Prozessautomatisierung im Alltag wirklich ändert

Die meisten Unternehmen unterschätzen, wie viel Arbeitszeit für reine Datenübertragung draufgeht. Eine Mitarbeiterin, die täglich 30 Minuten Anfragen aus dem Postfach ins CRM überträgt, verbringt im Jahr rund 110 Stunden mit einer Aufgabe, die kein Mensch erledigen müsste. Wir reden hier nicht von KI-Träumereien, sondern von solider Fleißarbeit, die ein System übernehmen kann: Mail kommt rein, Daten extrahieren, ins richtige System schreiben, Wiedervorlage setzen. Ein gut konfigurierter Automatisierungs-Flow erledigt das in zwei Sekunden – und macht dabei keine Tippfehler.

Eine ehrliche Prozessautomatisierung beginnt deshalb nicht mit dem Tool, sondern mit einer einfachen Frage: Welche Aufgaben in deinem Betrieb laufen so oft gleich ab, dass sich ein automatischer Ablauf lohnt? Erst wenn die Aufgaben klar benannt sind, schauen wir, welche Werkzeuge dafür passen.

Wo sich Prozessautomatisierung am schnellsten lohnt

In unserer Beratungspraxis tauchen drei Themen immer wieder auf. Sie sind die schnellsten Hebel und meist auch der beste Einstieg in größere Automatisierungs­projekte:

Anfrage-Routing vom Kontaktformular ins CRM

Jede Anfrage über deine Webseite landet automatisch in Pipedrive, mit dem richtigen Verantwortlichen, der passenden Pipeline-Phase und einer Wiedervorlage. Niemand muss mehr abtippen, niemand vergisst die Rückmeldung.

Angebots- und Auftrags­übergaben

Wenn ein Deal in Pipedrive den Status „gewonnen" erreicht, läuft automatisch eine Übergabe an: Kunde wird in der Buchhaltung angelegt, Auftrag erscheint im Projekt-Tool, das Onboarding-Mailing startet. Kein Tab-Hopping, keine vergessenen Schritte.

Reporting und Erinnerungen

Wöchentliche Auswertungen, Kontroll-Checks, fällige Wiedervorlagen – alles, was eigentlich „jemand sollte mal" heißt, läuft als Automatisierung verlässlich im Hintergrund.

So gehen wir bei Klickgrund in der Prozessautomatisierung vor

Aufnahme deiner Ist-Prozesse

Wir setzen uns mit dir und – wenn möglich – mit zwei, drei Mitarbeitern aus dem operativen Geschäft zusammen. Es geht nicht um Lehrbuch-Prozesse, sondern darum, wie deine Abläufe wirklich funktionieren. Daraus entsteht eine Liste der Stellen, an denen automatisiert werden kann.

Priorisierung nach Aufwand und Nutzen

Wir priorisieren gemeinsam: Welche Automatisierung spart am meisten Zeit, welche reduziert die meisten Fehler, welche ist mit überschaubarem Aufwand zu bauen? Du entscheidest, in welcher Reihenfolge wir loslegen.

Umsetzung und Test

Wir bauen die Automatisierungen schrittweise auf, testen jede Stufe mit echten Daten und schalten sie erst scharf, wenn sie sauber läuft. Du siehst während der Umsetzung mit, damit dein Team versteht, was wo passiert.

Dokumentation und Übergabe

Jeder Flow bekommt eine kurze Dokumentation: Was passiert, wann passiert es, wer ist Ansprechpartner, wo schaut man hin, wenn mal etwas hakt. Damit du nicht von uns abhängig bist, falls jemand bei dir intern die Wartung übernehmen möchte.

7 starke Hebel mit unserer Prozessautomatisierung

• Anfragen ohne Abtippen: Vom Kontaktformular oder aus dem Postfach direkt strukturiert ins CRM.
• Saubere Übergaben: Vertrieb → Buchhaltung → Projektmanagement laufen ohne manuelles Nachfassen.
• Erinnerungen, die wirklich kommen: Wiedervorlagen, Vertragsenden, Geburtstage – das System merkt sich, was Menschen vergessen.
• Berichte ohne Fleißarbeit: Wöchentliche Zahlen liegen Montag früh im Postfach, statt sie händisch zusammenzukopieren.
• Datenpflege ohne Doppelarbeit: Adresse ändert sich an einer Stelle und ist überall aktuell.
• Weniger Fehlerquellen: Automatisierte Flows tippen sich nicht. Tippfehler, vergessene Felder und vertauschte Zeilen verschwinden.
• Skalierung ohne neue Stellen: Wenn das Auftragsvolumen wächst, wächst die Arbeit im Hintergrund nicht im gleichen Tempo mit.

Lust auf eine ehrliche Bestandsaufnahme?

Wir setzen uns 30 Minuten mit dir zusammen – vor Ort, per Telefon oder per Video. Du erzählst, welche Routineaufgaben in deinem Betrieb am meisten Zeit kosten, wir sagen dir, welche davon sich mit überschaubarem Aufwand automatisieren lassen und welche aktuell besser manuell bleiben. [Jetzt Termin anfragen](/kontakt)

Unsere Tool-Wahl in der Prozessautomatisierung: Pipedrive + Make

Wir arbeiten in der Prozessautomatisierung mit zwei Werkzeugen, die sich in der Praxis bewährt haben: Pipedrive für alles, was rund um Anfragen, Vertrieb und Kunden­kommunikation passiert, und Make für die Verbindung zu allem anderen – Buchhaltung, Mail, Kalender, Dateiablagen, Cloud-Dienste. Warum diese Kombination:

• Pipedrive-Workflows lösen Standard-Abläufe sofort: Statuswechsel, automatische Aktivitäten, E-Mail-Vorlagen, Wiedervorlagen – ohne externes Tool.
• Make als Brücke zu allem anderen: Über 1.500 vorgefertigte Konnektoren und freie HTTP-Calls. Was nicht von Haus aus zusammenpasst, lässt sich verbinden.
• No-Code-Wartung: Du oder dein Team könnt einfache Anpassungen später selbst übernehmen, ohne Entwickler zu bemühen.
• Faires Preismodell: Make kostet pro Operation, nicht pro Nutzer – fair für Betriebe, in denen viele Mitarbeiter mit wenigen Automatisierungen arbeiten.
• Sichere Datenhaltung: Server in Europa, klare Auftragsverarbeitungs-Verträge.

Wenn du dich tiefer mit dem Thema beschäftigen willst, findest du beim Bitkom eine gute Übersicht zur Digitalisierung im Mittelstand. Wo Pipedrive und Make nicht passen, schauen wir nach anderen Werkzeugen – wir sind nicht dogmatisch.

Prozessautomatisierung mit kurzen Wegen

Wir sitzen in der Südpfalz und arbeiten überregional. Was uns von vielen Anbietern unterscheidet: Wir reden nicht über abstrakte Roadmaps, sondern über konkrete Schritte. Wenn ein Flow nach dem Go-live haken sollte, sind wir nicht in einer Ticket-Schleife in einem anderen Land, sondern für dich erreichbar – meist am gleichen Tag.

Mehr über unsere übrigen Leistungen findest du auf unserer Seite zu [Webseiten](/webseiten) und in der Übersicht zur [CRM Beratung](/crm-beratung).

Bereit, die ersten Routineaufgaben loszuwerden?

Wenn du merkst, dass dein Team zu viel Zeit mit Abtippen, Übertragen und Hinterherräumen verbringt, lass uns reden. Eine erste Einschätzung gibt es kostenfrei und unverbindlich – du verlässt das Gespräch entweder mit zwei, drei konkreten Automatisierungs­ideen oder mit der ehrlichen Antwort „lohnt sich für euch aktuell noch nicht". [Schreib uns oder ruf an](/kontakt) und wir schauen gemeinsam, wo Prozessautomatisierung in deinem Betrieb den schnellsten Hebel bietet.